交通費精算システムSPEASICの経費削減効果

直接経費削減から間接経費削減へ

直接経費の削減に力を入れている法人様は多くあると思います。ただもう限界と感じられている法人様も多いのでは…だからと言って経費は削減したい。

経費削減そこでご提案です。交通費などの間接経費を削減してみては如何でしょうか?そのためには正確な精算データの取得が最初の一歩になります。正確な精算データを使用すると二重申請や定期区間の控除そして不正請求なども未然に防げる他、申請をチェックする人件費も抑制できます。またタクシーの乗車や接待のルール化の徹底、それに合わせた申請方法を選択するようにすることで社員一人一人の意識化が変わり、経費削減の一手になっていきます。

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間接経費削減をICカード交通費精算システムSPEASICで可視化

手書きやExcelなどで作成する営業交通費の精算書を作成するのにどの位のコストがかかっているかご存じですか?コストが分かれば経費削減も可能になります。
申請・承認・経路確認・経理処理など様々な時間の無駄(人件費の無駄)が発生します。更に間違えて同じ区間の申請を出してしまったり、定期区間まで請求して二重で支払われたりと多くのことが想像できます。
ICカード交通費精算システムSPEASIC(スピーシック)を導入で実施できる経費削減は、従業員の効率的な業務の実施・定期区間の申請防止・二重申請の防止などが挙げられます。またICカード交通費精算システムSPEASIC(スピーシック)はICカード(Suica・PASMOなど)を使うことを前提のため、首都圏などではICカード割引金額が適用され切符を購入するより交通費が削減され、経費削減になります。
ICカード交通費精算システムSPEASIC(スピーシック)を導入する前とその後ではどの位の経費削減が実施できるか具体的に見ていきましょう。

申請・承認にかかるコスト

• 経路検索をインターネット上で調べて精算書類やExcelに転記して申請書類を作成が必要。
• 部下を多く抱えてその上、業務に追われている忙しい上司は承認するのも大変。ついつい申請書類が溜まりがちになることもあります。交通費精算の承認にかかるコストそして承認者への承認と提出を促すにもコスト(人件費)がかかっています。

申請内容の確認にかかるコスト

• 申請書類に手書き・Excelに入力された申請は重複していないか・間違えがないか確認が必要です。
• 申請された交通費精算の書類やExcelで作成した申請書類を1つ1つ経路や行き先、金額、そして定期区間の重複がないかなどを確認するのはかなりの業務量になります。

管理にかかるコスト

• 承認・チェックが終わった交通費精算の書類やExcelで作成した申請書類を会計システムの形式に一致させたCSVファイルに作り直すのも一苦労ですね。

他システムとの連携

• もちろん電子化されていないので、他システムとのデータ連携ができないまた電子データに変換するのも大変です。

その他

  • 部署・プロジェクト・個人ごとに旅費や交通費の利用頻度分析をしたい。
  • 勤怠リンクICカード交通費精算システムとICカード勤怠管理システムと一緒に利用したい。(一緒に利用することで経費削減も合わせて行いたい。)

伝票不要

交通費精算書類からICカード交通費精算システムSPEASIC(スピーシック)に変更することで無駄を削減し、経費削減にもつながります。具体的な経費削減案は下記を参照下さい。

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間接経費削減をICカード交通費精算システムSPEASICで実現

間接経費削減で利益向上交通費などの間接経費を削減することで利益向上に直結可能です。人はミスをしてしまうことがあり、そのミスを補うのがICカード交通費精算システムSPEASIC(スピーシック)です。交通費をSuica・PASMO・ICOCAなどのICカードの精算データを使用するため正確でミスのない交通費申請を実現します。定期区間の二重支払いや実際の請求とは違う額での申請、更には不正請求も防げます。

それでは具体的にICカード交通費精算システムSPEASIC(スピーシック)が経費削減に効果があるかを確認していきます。

  • 交通費精算の申請の際、利用経路・運賃を調べたりするのが大変。Suica・PASMO・おサイフケータイの利用履歴がそのまま経費精算に使えないのだろうか?
    ICカード交通費精算システムSPEASIC(スピーシック)を導入すると、ICカードの利用履歴(利用日・入出駅名・運賃)をそのまま交通費精算の申請に使えます。調べる時間が削減でき、経費削減になります。
  • 休日などに使用した個人利用を簡単に除外できませんか?
    →交通費精算の申請するときに、ICカード交通費精算システムSPEASIC(スピーシック)なら私用で使ったものを簡単に除外できます。もちろん承認者や経理担当者は、私用の利用履歴を見ることはできないので安心です。私用と区別が簡単にできるので間違えて申請することもなくなり経費削減になります。
  • 交通費精算の透明化を図りたいのですが?
    ICカード交通費精算システムSPEASIC(スピーシック)ではICカードの利用履歴を使って交通費精算の申請するときは、申請者が内容を変更することができないようになっています。そのため透明性も保てますし、間違えて2度申請することもなくなるので経費削減につながります。
  • 企業コンプライアンス強化したい。
    ICカード交通費精算システムSPEASIC(スピーシック)を導入すると正しい交通費精算を行う事ができます。不正が無くなることで経費削減につながります。
  • 経費精算の時間を節減して他の業務に注力したい?
    ICカード交通費精算システムSPEASIC(スピーシック)を導入すると申請・承認の時間が大幅に短縮でき、さらに申請から経理処理までがワークフローで組み込まれているので、トータルで経費精算処理のコストを抑制し、経費削減につながります。
  • 社員がなかなか申請書を提出してくれなくて困っています。交通費申請を溜め込まないアイデアはありますか?
    ICカード交通費精算システムSPEASIC(スピーシック)では交通費精算の申請に必要なデータのほとんどは、ICカードの利用履歴から使われます。入力するのは行き先と用途・目的だけなので、簡単に申請できます。
    また、ICカード(Suica/PASMOなど)は最大20件の履歴しか保持できないので、日々データを取り込みチェックする習慣づけを行い、先送りされている申請を減少させることが可能です。交通費精算の催促が必要なくなるので催促に必要な時間が削減でき、経費削減につながります。
  • ICカードリーダリンクPaSoRi(パソリ)リーダーは人数分必要ですか?
    ICカード交通費精算システムSPEASIC(スピーシック)では弊社が開発したネットワーク対応ICカードリーダを事務所の入口などに設置することで、1カ所で集中して交通費データを読み取ることが可能です。PaSoRi(パソリ)を複数台購入する必要がなくなります。またPaSoRi(パソリ)を利用する場合は、Javaというソフトを使用しているため初期のセットアップに時間を有したり、VerUpを頻繁に行う必要があります。更にGoogle提供のブラウザChromeでは2015年末にはNPAPI(※1)を使用できなくすると発表されており、JavaもNPAPIの1つとなっています。このような観点からネットワーク対応ICカードリーダを使うと経費削減につながります。
  • 各種割引料金での交通費精算を社員に義務付けたい。
    ICカード交通費精算システムSPEASIC(スピーシック)を導入するともちろん可能です。Suica/PASMOエリアのICカード割引やバスの乗車回数に応じた割引にも対応できます。割引料金での交通費精算で経費削減につながります。

 

※1 NPAPIとは、ネットスケープ時代のアプリケーションでセキュリティ上に問題があると一部のブラウザ(Chrome・FireFox・Edge)で使用制限や使用の禁止が発表されています。詳しくは各ブラウザの案内をご覧下さい。またブラウザプラグインのソフトウェアのJavaも2017年のアップデートからブラウザプラグインを非推奨に、その後のアップデート以降では非対応になると発表しています。

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