勤務時間、残業時間の自動集計により、実労働時間を正確にタイムリーに把握可能

‐ 企業紹介

業種：情報通信業
事業内容：ソフトウェア開発・販売事業
従業員数：320名
導入時期：2017年3月

‐ 導入前の悩み

１．勤務実態が正しく把握できない
弊社は従業員が紙の出勤簿に出勤、退勤時間を手書きで記入していました。そのため、勤務実態を正確に把握できず、残業代の支払いも実労働時間に基づいたものなのかどうかという部分が不明瞭でした。

２．管理部門の集計作業が大変
紙の出勤簿のため、従業員が記入した出勤簿を、管理部門にて一つ一つExcelに手入力をしなければなりませんでした。
しかも、本社ですべてまとめているため、全国の支店からも一斉にPDFやFAXで送られてくる出勤簿をデータに打ち込むとなると、その数は膨大で、毎月その集計作業に時間を費やしていました。
また、手入力なので、打ち間違えなどのミスも発生し、業務も非効率でした。

‐ 導入後の効果

１．カードリーダー、スマホ、PCなど環境に合わせた豊富な打刻方法
不明瞭な勤務実態を把握するため、まずは従業員に出退勤時の打刻を行うことを考えました。
エスピーイーさんのSPEASICは、交通系ICカードSuica、PASMOなどのFelicaカードを専用のカードリーダーにタッチするだけで打刻時間がとれるので、正確な勤務時間を把握することができました。
また、地方の支店によっては交通系ICカードを持っていない従業員もいるため、Web画面から「出勤」「退勤」を選んで打刻する方法で対応しました。
直行直帰などの外出が多い営業スタッフは、スマホからの打刻ができ、且つ打刻場所のGPS位置情報も取得できるので、正確な勤務実態を把握するのに役立っています。打刻方法が豊富なので、支店や部署に合わせたベストな打刻方法を選択できる点もよかったです。

２．各種届出、勤務時間の集計作業・管理が劇的に改善
エスピーイーさんのSPEASICは、勤務時間がリアルタイムで自動集計されるだけでなく、有給、残業申請などの各種届出も集計したい項目別に自動で集計できます。
その結果、今までの手入力によるExcelデータ打ち込みが不要となり、業務効率が劇的に改善しました。また、クラウド型のサービスなので、全国の支店からの勤務表も紙でやり取りすることなく、本社ですべてWebの専用画面上で見ることができるため、勤務表に不備やミスがあった場合に割かれていた申請者と管理部門の確認する時間や労力も削減することができました。

３．残業時間のリアルタイム把握で業務効率の改善
SPEASICを導入する上で、是非行いたかったのが、残業時間をリアルタイムで把握し、業務効率の改善に結び付けることでした。
今までの紙の出勤簿ですと、月次で締めてからでないと残業時間がわからないため、残業時間抑制の対応をとることができませんでした。
しかし、SPEASICを導入してからは、残業時間の多い従業員の作業量を残業時間の少ない従業員に分担したり、本当に作業量と見合った勤務実態なのかどうかなど、正確に把握することできるようになりました。
また、月45時間、年間360時間という36協定で定められた残業時間のルールを遵守するため、予め設定した残業時間を超えるとメール通知がされる残業アラート機能も助かりますね。視覚的に残業時間をリアルタイムで把握できるので、無駄な時間を省こうと、従業員の仕事のパフォーマンスも確実に向上したと思います。

４．とても便利な有給休暇自動付与機能
有給管理も今までは出勤簿とは別の紙で、都度申請・管理をしていました。
その度に、管理部門にてExcelの有給データから差し引きしたり、従業員ごとに、有給の繰り越しや付与を管理部門のスタッフが手計算していました。
これだと、手間もかかるだけでなく、ヒューマンエラーが起こるリスクが常にありましたが、SPEASICには、有給自動付与機能があるため、入社年月日を入れるだけで、授業員ごとの付与日にすべて自動で付与してくれます。
もちろん、各種届出もWebのワークフロー機能があるため、届出・承認された有給申請に基づいて休暇管理を自動で行ってくれます。会社特有の休暇申請を独自でつくれるのも大変便利ですね。

５．給与ソフトへの連携
SPEASICには、勤務時間や必要な項目を集計したデータをCSVで出力する機能があります。
このCSV上の項目も、現在使っている給与ソフトの項目に合わせたフォーマットで出力することができるため、管理部門で一つ一つの項目を並べ替えるなどの加工作業をすることなく、給与ソフトへ取り込むことができます。これはちょっとした機能のように感じますが、管理部門にとっては、本当に便利で重宝しています。