- 企業紹介
- 導入前の悩み
- 24時間3交代のシフト作成、集計が大変
- 多様な雇用形態のため、給与計算が大変
- 導入後の効果
- シフト作成⇒集計⇒給与ソフトへ取り込みまでを一元化
- コストを抑制するICカードリーダー打刻
- 一括届出機能が大活躍
‐ 企業紹介
業種：製造業
事業内容：金属製品製造
従業員数：930名
導入時期：2016年2月
‐ 導入前の悩み
１．24時間3交代制のシフト作成、集計が大変
弊社は全国に６拠点の工場があります。勤務形態は1日に早朝、昼間、深夜という3交代のシフト制ですが、今まではExcelでシフトを管理し、出退勤時間は手書きの出勤簿で管理をしていました。各従業員のシフト作成や変更・調整も大変なのですが、最も大変なのは勤務時間の集計でした。一つ一つシフトと出退勤時間をつけ合わすため、集計作業に随分時間を割かれていました。
２．多様な雇用形態のため、給与計算が煩雑
当社の工場では、正社員、パート・アルバイトなど雇用形態が異なる従業員が混在しています。それも数百名規模になりますので、紙ベースの出勤簿に書かれた勤務時間が正確でないと、給与計算にも大きく響きます。しかし、手書きの紙ベースの出勤簿ですので、本当にその勤務時間が正確なのかどうかという部分もわからず、作業も煩雑になっていました。
‐ 導入後の効果
１．シフト作成⇒集計⇒給与ソフトへ取り込みまでを一元化
今までExcelとにらめっこしていたシフト作成が、SPEASICを導入することで、シフトのパターンを作成でき、それを割り当てるだけという簡単な仕組みになりました。また、割り当てられたシフトに対して、出退勤打刻から自動で勤務時間の集計をしてくれるため、本当に作業が楽になりましたね。
さらに、その集計結果をCSVで出力できるので、給与ソフトへの取り込みまで一元化でき、作業効率が大幅に向上しました。
２．コストを抑制するICカードリーダー打刻
私たちも今までたくさんのクラウド型の勤怠管理を検討してきましたが、どこの業者さんも、「パソコンとパソリの組み合わせ」の打刻方法を勧められました。パソリが安価なので、初期導入費用が抑えれると言われました。しかし、パソリにはパソコンが必要です。
私たちの工場には1拠点につき、事務員用のパソコンが1台しかないため、新たに打刻に用いるパソコンを購入するとなると、結局初期導入コストが高くなってしまいます。それに対して、SPEASICは専用のICカードリーダーがありました。
これはPASMO、Suicaなどの交通系ICカードや、出退勤で使用しているセキュリティカード（マイフェア）など、誰もが所有しているカードをそのまま活用できるため、導入費用も抑えることができました。
また、自社開発のICカードリーダーということで、サービスに関する問い合わせだけでなく、カードリーダーに不具合があった場合の窓口も「すべてエスピーイーさんに聞けば対応してくれる」というのが非常にシンプルでわかりやすいと感じました。
勤怠管理は長く使い続けるものなので、営業の方とエンジニアの方が、弊社専属の担当としてすべてサポートしてくれることも何より心強く、導入の決め手になりましたね。
３．一括届出機能が大活躍
SPEASICには、Webのワークフローがあります。今まで紙で申請していた各種届出がデータで回せるようになりました。
また、クラウドなので、距離が離れた工場からもリアルタイムで本社に全て集約できます。データなので履歴にも残り、あとから検索もしやすいです。
その中でも大変便利な機能が「一括届出機能」です。弊社の工場では、繁忙期などは全員が残業する時期もあります。今までは全員が一人ずつ残業申請を書いていましたが、SPEASICでは、部門を統括する責任者が全員分の残業を一括で申請する機能があります。
一見地味な機能のように思えますが、これは本当に重宝していますね。
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