- 企業紹介
- 導入前の悩み
- 毎月の交通費精算作業に追われる営業スタッフ
- 毎月、煩雑な精算業務に追われる経理部門
- 導入後の効果
- Webワークフローによるペーパレス化で精算業務が簡単に！
- 定期区間自動控除機能で確認作業の負担が軽減！
- スマホで履歴読取・申請ができるから外出時間も有効活用！
- 会計ソフトとの連携でデータ取込が簡単に！
- Javaの無償サポートがきれても、専用ICカードリーダーだから安心
‐ 企業紹介
業種：不動産業
事業内容：デベロップメント事業
従業員数：920名
導入時期：2015年8月
‐ 導入前の悩み
１．毎月の交通費精算作業に追われる営業スタッフ
弊社は営業スタッフなど外出する社員が多く、今まではExcelに打ち込んで紙でワークフローを回していましたので、外出先から戻ってきた営業スタッフは、自分で経路と運賃を調べて、定期区間の控除も手計算で行い、Excelに打ち込み、印刷して上司に承認印をもらいに行くという作業に毎月時間をとられていました。
また、日中はいつも外出が多い営業スタッフはその作業を月末にまとめて行うため、ただでさえ忙しい月末に集中して時間を取られていました。
２．毎月、煩雑な精算業務に追われる経理部門
営業スタッフは全国の支店にいるため、月末になると経理部門に一挙に申請書がFAXやスキャンしたPDFでまわってきます。
経理もその精算業務において、定期区間の二重申請はないか、金額は間違っていないかなど、たくさんのチェック作業に追われながら、紙の申請書から一つ一つ会計ソフトへ打ち込む作業にも大きく時間を割かれていました。
弊社は月末締めのため、月初の1週間は、経理部門10名がかりで、ほぼ交通費の精算業務に追われてましたね。
‐ 導入後の効果
１．Webワークフローによるペーパレス化で精算業務が簡単に！
ICカード交通費精算システムSPEASIC（スピーシック）は、ICカード履歴をカードリーダーにタッチし、申請したい分をチェックするだけの簡単操作なので、営業スタッフの交通費精算にかかる時間を大幅に短縮してくれました。
更にWebワークフローなので、申請データをそのまま仕訳することができるため、経理作業も本当に楽になりましたね。
今までの膨大な紙媒体の保管がなくなるだけでなく、データ検索機能で探していた申請・精算データが瞬時に見つかります。本当に管理がしやすくなりました。
２．定期区間自動控除機能で確認作業の負担が軽減！
履歴データをそのまま活用して申請するので、交通費精算での重複支払防止になります。
金額も間違いないですからね。
また、定期区間も自動で控除してくれるので、二重請求の確認作業も劇的に減りました。
営業スタッフも経理部門も、どちらも精算業務の効率があがりましたね。
３．スマホで履歴読取・申請ができるから外出時間も有効活用！
弊社の営業スタッフは直行、直帰が多いため、社内にいる時間がなかなかとれませんでした。
でも、SPEASICにはスマホ（Android）専用アプリがあるので、営業スタッフは外出した際の空き時間で、カードをスマホにかざし、履歴を読み取って、そのまま申請ができるので、営業スタッフから大変に喜ばれましたね。
ICカードには20件までしか履歴が残らないと聞いていましたが、その都度、かざすだけで読み取ってくれるので、履歴制限は関係なくなりましたね。
４．会計ソフトとの連携でデータ取込が簡単に！
経理部門においては、申請データを活用してSPEASIC画面上で仕訳作業ができる機能があります。
生成されたデータを会計ソフトのフォーマットに合わせてCSVで出力し、そのまま会計ソフトへインポートする連携機能は本当に助かります。
今まで総勢10名の経理部門で大変な想いをして作業していたものが、嘘みたいですね。
５．Javaの無償サポートがきれても、専用ICカードリーダーだから安心
余談ですが、オリジナルの専用ICカードリーダーがあり、パソコンと接続せずにSuicaやPASMOの精算履歴を読み取れる所が導入の決め手になりました。
ICカードリーダーのお陰でセキュリティの問題もクリアになりましたしね。
実は導入検討段階では、パソリとパソコンの組み合わせをお勧めしてくる他社さんが多かったんです。
でも、今はJavaの無償サポートも切れるので、エスピーイーさんの専用ICカードリーダーにしておいて本当によかったと思います。
何も心配せずに使い続けれますからね。
無料トライアル・資料請求はこちら！
お気軽にお問い合わせください。
／ 営業時間 平日 9:00～18:00