ワークフローの自動化のメリット

目次



‐ ワークフローとは?

ワークフローとは、ある業務や活動を構成する一連の作業や手続き/工程などの流れのことを指します。
また、流れを構成する各工程の順序や内容/担当部門を図や表/リストなどの形で定義したものになります。

‐ 紙の書類で運用されるワークフローの問題点

  • 手書きで記入する必要性があるため、記入ミスが起こりやすい
  • どこまで承認されたかなどの進捗状況が把握できない
  • 紙代や印刷代などの経費がかかる
  • 書類を紛失してしまう可能性がある
  • 書類の保管場所が必要となる
  • 承認後に、会計システムや給与システムに手で入力する必要性がある

  • 紙であるがゆえに、どうしても上記に挙げたようなデメリットが付きまといます。
    一つ一つは小さなロスに過ぎなくても、積み重なることで会社全体では大きなロスとなり業務効率の低下につながります。

    ‐ ワークフローの電子化/自動化

    人の手を介して紙の申請書の受け渡しをしていた部分を自動化したのが、ワークフローシステムになります。
    申請者から承認者、承認者から経理担当者というような流れで、申請の内容によってあらかじめ決められたルートに沿って自動的に電子データがリレーされていきます。
    また、統一されたフォーマットの申請書でのやりとりとなることで、無駄なロスが入り込む余地がなくなります。
    このように一元管理されたシステム内での運用がもたらすメリットは多大なものとなり得ます。

    ‐ ワークフローシステム導入の効果

    入力ミスの防止ができる
    手書きの場合は記入ミスがどうしても起こってしまいがちですが、ワークフローシステムでは入力チェック機能が備わっており、申請者自身が入力時点で間違いに気付くことができます。
    そうすることで申請者にとっては申請の出し直しなどのロスを防ぐことになりますし、承認者にとってもチェック作業の削減につながります。

    承認状況の把握が容易となる
    物理的な紙の申請書の場合は、申請書の現在位置を把握することが困難ですが、ワークフローシステムではシステム上で容易に進捗状況を把握できますので、無駄な時間のロスを防ぐことにつながります。

    コスト削減できる
    物理的な紙の申請書ですと、紙代、印刷代が発生します。また、社外から申請書を承認者の元へ届けるためには郵送代なども掛かる場合がありますが、ワークフローシステムではシステム内での電子データのやりとりですので、そういったコストを極力削減することができます。

    内部統制の強化につながる
    ワークフローシステムでは業務の流れが明確化されますので、不正行為などによる書類の改ざんが発生しにくくなります。

    ‐ ワークフローシステムとSPEASIC

    勤怠管理システムSPEASICの特徴
    申請/承認/確定までがシステム上で「迅速・簡単・正確」に完結できます。
    ワークフローシステムで、リアルタイム性・業務効率化・届出書類のペーパーレス化に寄与します。
    有給休暇、残業などの各種届出はもちろん、各社各様の就業ルールに合わせた届出を自由に作成・登録可能です。

    交通費精算システムSPEASICの特徴
    交通費精算システムSPEASICは、お客様の現在の経費精算ワークフローにできるだけ対応すべく、複数の承認権者を設定したり、複数階層の承認権者を設定できたりと、決裁ルートに関する細やかな各種設定ができます。

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